Phương thức chấm dứt hợp đồng lao động để hạn chế tranh chấp (Kỳ 2)

KỲ 2: TRANH CHẤP PHỔ BIẾN VÀ PHƯƠNG THỨC HẠN CHẾ

Trong kỳ trước, các quy định pháp luật về chấm dứt hợp đồng đã được trình bày tổng quan. Trong kỳ này, các vấn đề và trường hợp tranh chấp về chấm dứt HĐLĐ sẽ được làm rõ. Đồng thời, chuyên đề cung cấp các đề xuất cụ thể để hạn chế tranh chấp trong chấm dứt HĐLĐ.

2. Cơ sở làm phát sinh tranh chấp từ việc chấm dứt hợp đồng lao động

2.1 Trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Lý do chấm dứt, thời gian báo trước và thủ tục là những yếu tố cần được chứng minh cho việc chấm dứt HĐLĐ của mình là có cơ sở. Khi xảy ra tranh chấp về đơn phương chấm dứt HĐLĐ, các yếu tố này được đưa ra xem xét như sau:

• Về lý do chấm dứt

Có sự khác biệt với BLLĐ 2012, theo BLLĐ 2019 thì lý do chấm dứt của NLĐ chỉ là yêu cầu để loại bỏ điều kiện báo trước. Các lý do chấm dứt cơ bản liên quan đến vấn đề bố trí công việc, tiền lương, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình và chấp hành pháp luật. Trường hợp NLĐ chấm dứt không có các lý do cụ thể thì chỉ cần đáp ứng điều kiện thông báo trước 03 ngày làm việc hoặc 30, 40 ngày theo từng thời hạn hợp đồng cụ thể.

Về phía NSDLĐ, lý do để NSDLĐ chấm dứt HĐLĐ được đặt ra chặt chẽ, giới hạn trong một số trường hợp theo khoản 1 Điều 36 BLLĐ. Theo đó, lý do chấm dứt phải xuất phát từ bản thân NLĐ không hoàn thành công việc, không đảm bảo về sức khỏe hoặc NLĐ phải chứng minh được do nguyên nhân khách quan phải cho NLĐ thôi việc.

Khi có tranh chấp, yêu cầu giải thích lý do là yêu cầu đầu tiên được các bên đặt ra. Bên đơn phương phải chứng minh được lý do chấm dứt của mình. Trên thực tế, việc chứng minh lý do chấm dứt, điều kiện chấm dứt đối với các bên là không dễ dàng vì các chứng cứ không được xác lập, lưu trữ. Một trong những lý do thường được NSDLĐ viện dẫn là NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc, nhưng NSDLĐ cũng không thể đưa ra chứng cứ về vi phạm của NLĐ. Đây là thiếu sót của NSDLĐ vì đã không có cơ chế đánh giá, quy định chi tiết về các mức độ hoàn thành công việc trong quá trình sử dụng lao động.

• Về thời gian báo trước

Ngoại trừ các trường hợp không áp dụng thời hạn báo trước dành cho NLĐ, bất kỳ vi phạm về thời hạn báo trước nào khác đương nhiên làm cho quyết định đơn phương trái pháp luật cho dù lý do đưa ra là có cơ sở. Thông thường NLĐ là đối tượng có vi phạm về thời gian báo trước do trình độ hiểu biết về pháp luật cùng sự chủ quan về mối quan hệ ràng buộc với NSDLĐ. Về phía NSDLĐ, vi phạm về thời gian báo trước có thể xuất phát từ nguyên nhân NLĐ vi phạm nghiêm trọng nội quy hoặc gây ra thiệt hại nghiêm trọng xét thầy cần chấm dứt HĐLĐ nhưng không thực hiện đúng quy trình kỷ luật hoặc báo trước theo quy định.

Nhìn chung, có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến vi phạm về thời hạn báo trước. Về ý thức chủ quan, NSDLĐ và NLĐ thông thường sẽ không đặt quan tâm về vấn đề này. Nhưng khi phát sinh tranh chấp, vi phạm về thời gian báo trước là cơ sở trực tiếp làm cho hành vi đơn phương chấm dứt HĐLĐ trái pháp luật và đặt ra trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

• Về thủ tục

BLLĐ không đặt ra quy trình thủ tục cụ thể để một bên đơn phương chấm dứt HĐLĐ. Tuy nhiên, thủ tục có ý nghĩa quan trọng giúp xác định lý do và thời hạn báo trước như đã trình bày ở trên. Trình tự thủ tục có thể được NSDLĐ quy định tại nội quy, quy chế nội bộ hoặc các hồ sơ, tài liệu do các bên xác lập hoàn thiện một quy trình chấm dứt HĐLĐ rõ ràng.

Trong tranh chấp, vấn đề tuân thủ thủ tục được các bên đặt ra nhằm chứng minh cho tính hợp lý, hợp pháp của hành vi chấm dứt HĐLĐ. Đơn cử như, hình thức báo trước khi chấm dứt HĐLĐ thực hiện như thế nào, các bên có gửi thông báo bằng văn bản hay không; chữ ký, con dấu, thẩm quyền có phù hợp thể thức, đúng pháp luật hay không. Tranh chấp về thủ tục còn đặt ra về trình tự các bước thực hiện có đầy đủ hay không, ví dụ như quy trình gửi thông báo, quy trình bàn giao công việc, v.v.

Tóm lại, các yếu tố về lý do, thời hạn báo trước và thủ tục là cơ sở của tranh chấp về đơn phương chấm dứt HĐLĐ, có ý nghĩa quyết định đối với tính hợp pháp của một quyết định đơn phương. Trên thực tế, vi phạm trong các yếu tố trên diễn ra phổ biến, đa dạng và phức tạp dẫn đến không thể điều hòa lợi ích của các bên.

2.2 Trường hợp kỷ luật sa thải

Trước khi tiếp cận vấn đề tranh chấp, khái niệm về sa thải dưới góc độ pháp lý cần được hiểu đầy đủ là một hình thức xử lý kỷ luật trên cơ sở vi phạm của NLĐ (không đồng nhất với cách hiểu thông thường là cho thôi việc). Cũng là một trường hợp quyết định đơn phương chấm dứt HĐLĐ nhưng kỷ luật sa thải đặt ra vấn đề về thủ tục và lý do sa thải có cơ sở rõ ràng. Đây cũng là hai vấn đề tranh chấp phổ biến trong chấm dứt HĐLĐ do kỷ luật sa thải.

• Về lý do sa thải

Điều 125 BLLĐ đã quy định những hành vi được áp dụng được hình thức kỷ luật sa thải. Là hình thức kỷ luật lao động ở mức cao nhất cho nên chỉ được áp dụng khi NLĐ có những vi phạm nghiêm trọng nhất định. Một lưu ý quan trọng, để áp dụng hình thức sa thải, những hành vi tại Điều 125 BLLĐ phải được ghi nhận tại nội quy lao động. Giả sử, NLĐ có hành vi trộm cắp gây thiệt hại nghiêm trọng cho NSDLĐ, đây là hành vi BLLĐ cho phép áp dụng biện pháp sa thải, nhưng nếu nội quy không có quy định trường hợp này thì NSDLĐ cũng không được kỷ luật NLĐ bằng hình thức sa thải.

• Về thủ tục sa thải

Quyết định sa thải chỉ có giá trị pháp lý khi các yêu cầu về thủ tục được tuân thủ đầy đủ. Thủ tục xử lý kỷ luật không đơn thuần là hành vi ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Theo đó, xử lý kỷ luật là một quy trình chặt chẽ trên nguyên tắc NSDLĐ phải chứng minh lỗi của NLĐ đồng thời đảm bảo về thời hiệu xử lý, sự tham gia của tổ chức Công đoàn, lập hội đồng kỷ luật, có đầy đủ thông báo, biên bản và thời hiệu ban hành quyết định xử lý kỷ luật. Như vậy, có bất kỳ vi phạm nào trong quy trình xử lý kỷ luật đều là cơ sở cho quyết định tính hợp pháp của quyết định kỷ luật.

3. Phương thức hạn chế tranh chấp khi chấm dứt hợp đồng lao động

Từ những phân tích về trường hợp chấm dứt HĐLĐ và những tranh chấp phát sinh, chúng tôi đưa ra đề xuất nhằm hạn chế tranh chấp khi chấm dứt HĐLĐ bao gồm một số yêu cầu như sau:

3.1 Từ phía người lao động

Để hạn chế các tranh chấp cũng như trách nhiệm phát sinh, NLĐ cần lưu ý một số nội dung sau trong quá trình lao động làm việc và quyết định nghỉ việc.

• Nội quy lao động:

Trước hết, trong quá trình lao động làm việc, NLĐ cần nắm rõ các quy định của doanh nghiệp, đặc biệt chú ý đến các nội dung về kỷ luật lao động. Thừa nhận rằng, tùy trình độ lao động, vấn đề hiểu đầy đủ và thực hiện quy định về lao động có thể cần một khoảng thời gian phù hợp. Để có thể nhanh chóng tiếp cận quy định và hiểu rõ quyền lợi của mình, NLĐ cần tham vấn ý kiến từ tổ chức công đoàn hoặc thẳng thắn đặt vấn đề trong đối thoại với doanh nghiệp, NSDLĐ.

• Rà soát

Bên cạnh đó, NLĐ cần có thói quen rà soát, tìm hiểu đầy đủ các thông tin hoặc nhờ tư vấn trước khi ký kết bất kỳ văn bản nào với doanh nghiệp. Đồng thời, lưu trữ các thông tin, văn bản đã ký kết như: hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo, cam kết v.v. có ý nghĩa quan trọng khi chấm dứt HĐLĐ.

• Công đoàn

Khi có quyết định nghỉ việc, NLĐ cần yêu cầu hỗ trợ, tư vấn từ tổ chức công đoàn từ đó có bước đầu thăm dò ý kiến từ doanh nghiệp, nêu ra các yêu cầu khi chấm dứt HĐLĐ bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình. Song song đó, NLĐ thực hiện rà soát các nghĩa vụ, đặc biệt là nghĩa vụ tài chính, các cam kết đã ký với doanh nghiệp. Trong trường hợp chưa thể tổng kết các nghĩa vụ, NLĐ nên yêu cầu phía doanh nghiệp cung cấp đầy đủ các văn bản đã ký kết với NLĐ để có được bức tranh tổng thể về lợi ích – nghĩa vụ khi chấm dứt HĐLĐ.

3.2 Từ phía người sử dụng lao động

Trong mối quan hệ với NLĐ thì NSDLĐ, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị đầy đủ và chặt chẽ hơn đối với trường hợp chấm dứt HĐLĐ. Cụ thể:

• Chuẩn hóa hệ thống quản lý và quy trình hoạt động

Không chỉ để giải quyết vấn đề chấm dứt HĐLĐ, chuẩn hóa hệ thống mang lại lợi ích cho tổng thể quá trình hoạt động của NSDLĐ, doanh nghiệp. NSDLĐ thực hiện công tác chuẩn hóa qua một số công việc như:

– Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý lao động: Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, quy chế lương thưởng. Việc xây dựng phải gắn với yêu cầu đảm bảo về tính pháp lý và tính hợp lý, phù hợp tình hình thực tế sản xuất kinh doanh.

– Hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết, thực hiện và chấm dứt HĐLĐ, văn bản thỏa thuận với NLĐ. Chú ý đến thực hiện thông báo, ghi nhận thỏa thuận với NLĐ.

– Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và khoa học.

• Xây dựng quy trình giải quyết tranh chấp nội bộ hiệu quả

Nhằm hạn chế tối đa các tranh chấp tại tòa án cũng như ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động bình thường của NSDLĐ, xây dựng quy trình giải quyết tranh chấp nội bộ là yêu cầu cần thiết được đặt ra. Thông qua hệ thống nội bộ, NSDLĐ có cách thức ứng xử phù hợp và hiệu quả khi không thỏa mãn với trường hợp chấm dứt HĐLĐ của NLĐ. Bên cạnh đó, kịp thời tiếp nhận thông tin và hài hòa lợi ích đôi bên khi NLĐ phản ánh về việc đơn phương chấm dứt HĐLĐ của NSDLĐ.

• Chú trọng công tác thực hiện chế độ chính sách về lao động

Trong công tác này, NSDLĐ không nên có quan điểm thực hiện tốt chính sách là thiệt thòi cho NSDLĐ, doanh nghiệp. Giải quyết tốt chính sách một mặt khuyến khích lao động. Một mặt hạn chế tối đa tranh chấp, hạn chế chi phí giải quyết tranh chấp. Hai công việc cần được chú trọng gồm:

– Phổ biến thông tin, đặc biệt các thông tin về chế độ chính sách rộng rãi đến tất cả các đối tượng NLĐ; tạo kênh tiếp nhận thông tin từ NLĐ.

– Giải quyết tốt các chế độ chính sách cho người lao động.

Thông qua thực hiện tất cả các công tác nêu trên, NSDLĐ sẽ có cách thức ứng xử phù hợp cũng như có đầy đủ các chứng cứ chứng minh tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi NSDLĐ, doanh nghiệp trong trường hợp chấm dứt HĐLĐ.

Về tổng thể, sẽ không thể xác lập được phương thức chấm dứt HĐLĐ loại trừ rủi ro tranh chấp nếu các bên không chuẩn bị đầy đủ các cơ sở chấm dứt HĐLĐ. Để hạn chế tối đa các tranh chấp, hài hòa lợi ích các bên khi chấm dứt hợp đồng, cả hai phía NSDLĐ và NLĐ phải cùng thực hiện đầy đủ các công việc, có sự chuẩn bị từ trong quá trình ký kết, thực hiện HĐLĐ. Khi phát sinh mâu thuẫn, cơ chế giải quyết nội bộ cần được ưu tiên nhằm đạt được thỏa thuận hướng đến lợi ích chung, nhanh chóng và hiệu quả nhất./.

 

Master Key Training